Contact
CASE · HOLISTISCHE PRAKTIJK

Een AI-assistent die mailt in haar eigen toon

Een praktijkhouder wil elke cliënt persoonlijk antwoorden, ook als er een stapel mails ligt te wachten. Daarom bouwde ik een assistent die haar mails voorbereidt in haar eigen toon, wat haar volgens eigen zeggen nu twee uur per dag scheelt.

Klant Holistische praktijk Branche begeleiding bij lichamelijke en emotionele klachten Wat ik deed AI-hulp op maat, een mailassistent in haar stem Live sinds Website
Voorbeeld van een mail die de assistent in de toon van de praktijk klaarzet, met de knoppen Aanpassen en Zelf versturen
De vraag

Een standaardantwoord was geen optie

In een praktijk komt veel binnen via de mail, van een verzette afspraak tot een vraag over de behandeling. Wie elke cliënt persoonlijk wil antwoorden, begint bij elke mail opnieuw met een lege pagina, tot de inbox de tijd opeet die voor cliënten bedoeld is.

Een standaardantwoord voelde voor haar niet goed, want haar cliënten merken het meteen als een mail niet van haar lijkt te komen. Sneller werken mocht dus niet betekenen dat ze ging klinken als iemand anders.

Wat ik deed

Een assistent die schrijft zoals zij

We zochten niet naar een snellere manier om te mailen, maar naar hoe een mail van haar klinkt.

1

Haar toon vastleggen

Aan de hand van haar eigen mails legde ik vast hoe ze iemand aanspreekt, wat ze nooit zou zeggen en hoe ze een lastig bericht verpakt.

2

De assistent bouwen

Ze geeft een binnengekomen mail door en krijgt een antwoord terug dat ze naleest, waar nodig aanpast en zelf verstuurt.

3

Samen bijschaven

De eerste antwoorden liepen we samen door, tot ze klonken zoals zij ze zelf zou schrijven.

4

Van haar zelf

De assistent is van haar, dus ze zit niet aan mij vast.

5

Resultaat

Haar mails klinken nog steeds als zijzelf

Volgens de praktijkhouder scheelt de assistent haar dagelijks twee uur. Haar mails klinken nog steeds als haar, alleen begint ze niet meer bij nul.

Praktijkhouder, holistische praktijk

Chilla Verhagen

Welk werk doe jij elke week opnieuw?

Vertel me welk klusje elke week terugkomt, dan kijk ik of daar een assistent voor te maken is die klinkt zoals jij.

Plan je gratis kennismaking → Volgende case →